内部統制システム構築に関する基本方針

内部統制システム構築に関する基本方針

いわて生活協同組合は、協同組合の《定義》《価値》《原則》を信条とし、「地域」「協同」「食」「環境」「平和」の5つを大切に、ひとりでは実現できない暮らしの願いをみんなで話し合い、実現していくことをめざしています。
これらを実現するための前提として、当生協は「業務の有効性及び効率性」「財務報告の信頼性」「事業活動に関わる法令等の遵守」「資産の保全」の4つの目的を達成するために必要な“内部統制システム構築に関する基本方針”を次の通り定め、体制を整備します。また、基本方針の推進と課題対応等について、代表理事を委員長とする内部統制推進委員会を設置・定期的に開催し、内部統制システムを統括する機能を担います。

1. 理事、執行役員、職員の職務の執行が、法令および定款などに適合することを確保するための体制

  1. 当生協は、理事、執行役員、職員が法令および定款等を遵守し、協同組合の倫理を堅持して職務を遂行する組織風土をさらに高めるため「常勤者の行動指針」「コンプライアンス自主行動基準」を推進し、必要な諸規程等を整備します。
  2. 当生協の代表理事(以下、「代表理事」)は「コンプライアンス基本規程」を定め、コンプライアンス体制の構築、運用に関する基本方針および重要な施策の具体的実践を図るために「内部統制推進委員会」を設置して、継続的にコンプライアンス体制を推進します。
  3. 代表理事は、職員のコンプライアンス意識の醸成と定着を推進するための体制をつくり、教育と行動提起を継続的に行います。
  4. 代表理事は、「不正行為等の内部通報規程」に基づき、当生協および子会社の職員を対象に「相談窓口」を設置し、すみやかな調査と是正を行う体制を推進します。「相談窓口」はコンプライアンスに関する相談またはコンプライアンス違反について通報したことを理由にした不利益な取り扱いは行いません。
  5. 代表理事は、「お取引先からの通報対応規程」を定め、お取引先専用の「お取引先コンプライアンス窓口」を設置します。
  6. 代表理事は、内部監査部署を整備します。同部署は、「内部監査規程」に基づき、いわて生協の事業運営および活動について、コンプライアンス・「常勤者の行動指針」および「コンプライアンス自主行動基準」の視点から適宜、必要な内部監査を実施し、点検と是正対応をおこないます。
  7. 当生協は、「公認会計士監査規約」に基づき、組合員および社会の信頼のいっそうの向上に資するために、監事による監査のほか、当生協とは特別の利害関係のない公認会計士による監査を受け、その監査報告書を総代会に開示します。

2. 理事、執行役員の職務執行に関わる情報の保存および管理に関する体制

  1. 当生協の理事会(以下、「理事会」)は「情報開示規則」に基づき、当生協の事業および財務の状況に関する情報の開示について、組合員に対する説明責任の観点から、開示に関わる基準、範囲および手続きを定め、その適切な運用を行います。
  2. 代表理事は、「文書管理規程」を定め、理事の職務の執行に関わる情報について、管理対象とする文書、保存年限、保存形態、主管部署および保存場所等を明確にして保存します。

3. 損失の危険の管理(以下、「リスク管理」)に関する規程その他の体制

  1. 当生協は定期的にリスクアセスメントを行ない、事業および活動におけるリスクを常時把握し優先順位を評価した上で、事業方針および事業計画にリスク対応策を定め、リスク回避またはマイナスの影響を最小限に低減するリスクコントロールを行います。(※リスクアセスメント=危機の発生に際して、発生源、伝播の経路、被害者の反応、発生頻度などのデータに基づき、どれだけの影響があるかを評価すること。危機評価。)
  2. 代表理事は前項に定める事項の達成に向けて「リスク管理規程」を定め、リスク管理体制構築のために必要な役割権限を整備します。
  3. 代表理事は、リスク管理体制の具体的実践をはかるために「内部統制推進委員会」を設置します。「内部統制推進委員会」はリスク管理に係わる具体的対応策の検討と策定、具体的テーマの対応策に関する周知徹底策の検討と策定、リスク管理体制の構築を行います。
  4. 代表理事は、「個人情報保護方針」に基づき、取り扱う個人情報を適切に管理するための管理体制を推進します。
  5. 代表理事は、適宜、必要な内部監査を実施し、点検と是正対応をおこないます。
  6. 代表理事は、「緊急・重大事態対応規程」に基づき、緊急・重大事態対応の教育訓練をはかり、迅速で機動的な危機管理体制を構築します。

4. 理事、執行役員の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制

  1. 理事会は、「理事会規則」に基づき理事、執行役員の職務の執行が効率的に行われるよう業務執行・運営に関する重要事項を審議・決定します。
  2. 理事会は、「常務理事会規則」に基づき常務理事会を設置し、理事会に提案する議案への意見具申、理事会が理事長に委任した事項に係わる、理事長の判断、決定に資するための意見の具申、専務理事による日常の業務執行に関する報告の点検、その他理事長が必要と認めた事項を協議し、効率的な運営に努めます。
  3. 理事会は、「常勤理事会規則」を定め、迅速な業務執行を行うため週1回常勤理事会を開催し、業務執行に関する基本的な事項および重要事項に係わる意思決定を機動的に行います。
  4. 代表理事は、「職務分掌規程」「職務権限規程」「稟議規程」「費用支払基準規程」に基づき、各部門の職務権限を明らかにして、効率的かつ適切な事業執行を行います。

5. 当生協および子会社における業務の適正を確保するための体制

  1. 代表理事は、子会社の設立、解散、出資、所有株式の譲渡、役員派遣、その他子会社等に対する重要な方針および事項を理事会に諮り決定します。
  2. 代表理事は、担当常勤理事を配置し、子会社の会計情報、事業報告書、その他会社経営に関わる重要事項に関して報告を受け、子会社の業務の適正の確保を推進します。

6. 監事がその職務を補助すべき職員を置くことを求めた場合における当該職員に関する事項および監事監査が実効的に行われることを確保するための体制

  1. 当生協は、監事による監査の実効性を高め、監査職務の円滑な遂行を確保するため、「監事監査規則」に基づき監事の職務を補助する監事会事務局を置きます。
  2. 代表理事は、監事がその職務を補助すべき職員の配置を求めた場合には、適切なる職員を配置すると同時に、配置にあたっての具体的な内容について監事と協議し、その意見を十分考慮、反映します。
  3. 代表理事は、監事会事務局職員の理事からの独立性を確保するために、監事の職務を補助すべき職員の任命、異動については監事に事前に説明し、監事に意見があるときはその意見を十分考慮、反映します。
  4. 代表理事は、監事の職務を補助すべき職員を監事の指揮命令のもとに就労させ、その評価についても監事の意見を考慮、反映します。
  5. 代表理事は、定期的に監事と会合を持ち、事業と活動の健全な発展に向けて意見交換を図り相互認識を深めます。
  6. 代表理事は、監事が当生協の重要な意思決定の過程および重要な業務の執行状況を把握し、実効性ある監査意見を形成するために、理事会に出席するとともに理事会以外の重要な会議にも必要に応じて出席することを保障します。

7. 理事、執行役員、職員の監事への報告に関する体制

  1. 当生協の理事、執行役員、職員は、職務遂行に関する重大な法令・定款違反もしくは不正行為の事実、または当生協に著しい損害を及ぼすおそれのある事実があることを発見したときは、直ちに当該事実を監事に報告します。
  2. 代表理事は、当生協の内部統制システムの構築・整備状況に関する内部監査結果を監事の監査に供します。
  3. 代表理事は、内部統制システムに重大な影響を加える意思決定を行ったときは、遅滞なく監事に報告します。
  4. 代表理事は、当生協の内部統制システム構築・整備状況について監事から報告や調査が要請されたときは、すみやかにこれに応じます。

2009年 9月18日
いわて生活協同組合 理事会
2015年 4月17日 改正
2016年 9月15日 改正